Kodeks postępowania w biznesie
Decsoft Spółka Akcyjna
1. Wstęp
Spółka DECSOFT pragnie realizować cele strategiczne i biznesowe, działając zgodnie z normami etycznymi i prawnymi. Wizerunek spółki DECSOFT zależy od zachowania każdego pracownika, w tym również kadry zarządzającej. Niewłaściwe zachowanie jednego pracownika może w znacznym stopniu negatywnie wpłynąć na reputację całej Spółki. Pracownicy zobowiązani są do działania uczciwego, transparentnego i odpowiedzialnego, a także do poszanowania różnych kultur, praw, ludzi oraz instytucji działających w krajach, w których Spółka jest obecna. Wymóg działania zgodnego z prawem i etyką dotyczy zarówno kontaktów pracowników z klientami, dostawcami, partnerami biznesowymi, władzami państwowymi, jak i kontaktów pomiędzy pracownikami.
Celem niniejszego Kodeksu postępowania w biznesie jest ustalenie norm zachowania dla wszystkich pracowników, m in. w sytuacji potencjalnego konfliktu interesów lub działań o charakterze antykorupcyjnym. Ponadto, Kodeks ma również pomóc pracownikom w zrozumieniu ich obowiązków w zakresie przestrzegania najwyższych standardów biznesowych.
W Kodeksie nie opisano oczywiście wszystkich możliwych sytuacji, w jakich mogą znaleźć się pracownicy, lecz zawiera on podstawowe zasady, jakimi powinni się kierować podczas pełnienia swoich obowiązków. We wszystkich sytuacjach, w których wymagania Kodeksu postępowania w biznesie wydają się niewystarczające lub niejasne, pracownicy powinni kierować się zdrowym rozsądkiem i umiejętnością oceny sytuacji oraz konsultować się ze swoimi przełożonymi, którzy poradzą im, jak zachować się w danej sytuacji. W sytuacji, gdy przepisy lub zwyczaje lokalne są niezgodne z przepisami Kodeksu, pracownik powinien skonsultować się z działem prawnym firmy.
Wszyscy pracownicy, menedżerowie, członkowie kierownictwa, wykonawcy, konsultanci lub inne osoby działające w imieniu DECSOFT, zobowiązani są do przestrzegania Kodeksu postępowania w biznesie oraz dopilnowania, aby nie był on naruszany przez osoby im podległe.
2. Definicje
O ile z kontekstu nie wynika inaczej, poniższe określenia zastosowane w niniejszym Kodeksie postępowania w biznesie będą miały następujące znaczenia:
Spółka: DECSOFT S.A. z siedzibą w Warszawie oraz wszystkie podmioty podlegające jej w sposób bezpośredni lub pośredni;
Pracownik: prezesi, wszyscy dyrektorzy i pracownicy, konsultanci, wykonawcy, a także inne osoby współpracujące z DECSOFT, bez względu na podstawę prawną ich współpracy z firmą.
3. Zgodność z obowiązującym prawem i polityką
3.1 Zgodność z obowiązującym prawem
Spółka zobowiązuje się dokładać wszelkich starań, aby działać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszyscy pracownicy zobowiązani są do postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Pracownikom nie wolno zawierać z klientami, dostawcami, partnerami biznesowymi, firmami konkurencyjnymi lub osobami trzecimi umów lub porozumień, które są sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa, a tym w szczególności mają charakter dyskryminacyjny lub antykonkurencyjny.
Oprócz przestrzegania wszelkich praw i przepisów wszyscy pracownicy zobowiązani są do wykonywania swoich obowiązków z zachowaniem etyki zawodowej i w sposób profesjonalny we wszystkich kontaktach z klientami, dostawcami, władzami lub partnerami.
3.2. Zgodność z prawem o ochronie konkurencji i przeciwdziałaniu praktykom monopolistycznym
DECSOFT wierzy w otwartą i uczciwą konkurencję, więc przestrzega oraz wymaga przestrzegania zasad i przepisów z zakresu uczciwej konkurencji, które zakazują wszelkich praktyk antykonkurencyjnych i wykorzystywania pozycji na rynku.
Wszyscy pracownicy zobowiązani są do postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami z zakresu ochrony konkurencji i przeciwdziałania praktykom monopolistycznym. Wszelkie uzgodnienia pomiędzy konkurentami dotyczące w szczególności cen, warunków handlowych, przetargów, harmonogramu produkcji, podziału rynków naruszają przepisy antymonopolowe. Pracownicy zobowiązani są również do unikania wymiany informacji zastrzeżonych i informacji dotyczących konkurencji. Dotyczy to również wymiany informacji podczas nieformalnych kontaktów z konkurentami (np. podczas targów, szkoleń, spotkań towarzyskich).
Wszelkie informacje dotyczące podmiotów konkurencyjnych są gromadzone wyłącznie ze źródeł dostępnych publicznie. Pracownikom nie wolno poszukiwać informacji zastrzeżonych dotyczących konkurenta, co do których istnieje szansa, że zostały pozyskane z naruszeniem poufności.
3.3. Zgodność z przepisami o działaniu antykorupcyjnym i zapobiegającym przekupstwu
Spółka przestrzega zasad i przepisów z zakresu działania antykorupcyjnego oraz zapobiegających przekupstwu. Pracownicy, w tym kadra zarządzająca, zobowiązani są działać uczciwie, transparentnie i odpowiedzialnie, dlatego przyjmujemy politykę zerowej tolerancji dla jakichkolwiek przejawów działań korupcyjnych w kontaktach pracowników w szczególności z partnerami biznesowymi i funkcjonariuszami publicznymi oraz innymi pracownikami, w odniesieniu do wszystkich przejawów działalności gospodarczej prowadzonej przez DECSOFT.
Do działań korupcyjnych w szczególności należy żądanie, proponowanie, wręczanie lub przyjmowanie, bezpośrednio lub pośrednio, łapówki lub jakiejkolwiek innej niestosownej płatności, prezentu czy gratyfikacji, lub jej obietnicy, które mogą wpływać lub sprawiać wrażenia wywierania wpływu na obiektywność decyzji biznesowych.
Pracownicy powinni zawsze upewnić się, że wszystkie zawierane przez nich transakcje są przejrzyste. Płatności należy wykonywać wyłącznie po dostarczeniu produktów lub usług zgodnie z zawartą umową. Płatności te powinny być w uzasadnionej wysokości i dokumentowane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami księgowości.
Działaniem niedozwolonym jest również powoływanie się na wpływy w instytucji dysponującej środkami publicznymi lub wywołanie przekonania lub utwierdzenie innej osoby w przekonaniu o istnieniu takich wpływów, proponując lub szukając pośrednictwa w załatwieniu sprawy w zamian za korzyść majątkową lub osobistą albo jej obietnicę (płatna protekcja).
Spółka nie akceptuje żadnych działań lub nakłaniania do działania, wynikających z nadużycia pełnionej funkcji lub posiadanych uprawnień, dla niedozwolonych własnych korzyści w formie udzielania korzyści lub jej przyjmowania, bez względu na jej wartość.
Pracownicy zobowiązani są do nieoferowania ani nieprzyjmowania jakichkolwiek korzyści, które mogą wpłynąć na obiektywność podejmowanych przez nich decyzji biznesowych. W przypadku prób i ofert, które pozornie związane są z celami charytatywnymi, przed ich przyjęciem należy skonsultować się ze Spółką lub bezpośrednim przełożonym w celu upewnienia się, że taka forma nie stanowi zakamuflowanej łapówki. Wszelkie darowizny wymagają zatwierdzenia przez dwie osoby, z których jedną musi być odpowiedzialny dyrektor Spółki.
Jako Spółka nie możemy pozwolić na to aby decyzje biznesowe pracowników były uzależnione od jakichkolwiek ofert materialnych, prezentów lub innych korzyści osobistych, w związku z czym wszyscy pracownicy są zobligowani do unikania jakichkolwiek działań, które mogłyby prowadzić do naruszenia tej zasady.
W sytuacji zaistnienia zachowania korupcyjnego lub potencjalnego zachowania korupcyjnego, każdy ma obowiązek dokonania zgłoszenia takiego zachowania Spółce lub bezpośredniemu przełożonemu. Osoba, która zgłosi podejrzenie nadużycia lub odmówi udziału w procederze korupcji lub płatnej protekcji nie spotka się z negatywnymi skutkami swojej decyzji.
W przypadku braku pewności, co do tego jak należy zachować się w sytuacji zagrożenia lub płatną protekcją, należy skontaktować się ze swoim bezpośredni lub dalszym przełożonym.
Naruszenie wskazanych powyżej zasad, skutkować może odpowiedzialnością dyscyplinarną osób dopuszczających się naruszeń oraz powiadomieniem właściwych organów o możliwości popełnienia czynu zabronionego przez osoby naruszające ww. zasady.
Powyższe postanowienia nie odnoszą się do oferowania i przyjmowania okolicznościowych prezentów i zaproszeń, jeżeli mają one małą wartość pieniężną oraz jeśli odbywa się to sporadycznie, w ramach zwykłej gościnności i zwyczajowo przyjętych praktyk biznesowych, pod warunkiem jednak, że nie naruszają one żadnych praw ani przepisów i można wykluczyć ich wpływ na podejmowanie decyzji.
3.4. Zgodność z przepisami dotyczącymi zapobiegania praniu brudnych pieniędzy
Spółka prowadząc swoją działalność musi być pewna, że jej przychody są generowane w sposób legalny. Pracownicy powinni podejmować wszelkie odpowiednie kroki, aby zidentyfikować i ocenić rzetelność partnerów biznesowych Spółki, w celu uzyskania pewności, że prowadzona przez nich działalność jest zgodna z prawem. Praniem brudnych pieniędzy jest porozumienie, zgodnie z którym zyski z działalności przestępczej są maskowane i fałszowane jako przychody z działalności legalnej.
W sytuacji powzięcia przez pracownika jakichkolwiek wątpliwości w odniesieniu do rzetelności transakcji lub legalności działalności partnera biznesowego, należy skontaktować się ze swoim bezpośrednim przełożonym.
3.5. Zgodność z przepisami dotyczącymi transakcji z wykorzystaniem informacji poufnych
Mianem informacji poufnych określa się w szczególności informacje na temat danych, projektów, transakcji lub procesów, które mogą mieć wpływ na działalność Spółki. Pracownicy zobowiązani są do przestrzegania wszelkich obowiązujących przepisów z zakresu transakcji przeprowadzanych z wykorzystaniem informacji poufnych, w szczególności są zobowiązani do ochrony danych poufnych przed ich niewłaściwym ujawnieniem.
Pracownikom nie wolno również podpisywać umów o zachowaniu poufności na rzecz innego podmiotu bez odpowiedniego upoważnienia ze strony Spółki.
3.6. Zgodność z polityką Spółki
Pracownicy zobowiązani są do przestrzegania wszelkich polityk i regulaminów wewnętrznych Spółki.
4. Unikanie konfliktów interesów
Z konfliktem interesów mamy do czynienia wtedy, kiedy prywatny interes pracownika jest sprzeczny z interesami Spółki. Od każdego pracownika oczekuje się unikania sytuacji, w których interesy osobiste lub rodzinne faktycznie lub potencjalnie kolidują z interesami DECSOFT. Pracownicy zobowiązani są niezwłocznie poinformować o wszelkich sytuacjach, w których ich działalność prowadzona poza firmą, interesy osobiste lub finansowe mogą być sprzeczne z interesami Spółki.
Pracownikom nie wolno uczestniczyć w żadnych działaniach biznesowych Spółki, jeśli ich kontakty osobiste stanowią lub mogą stanowić utrudnienie w podejmowaniu obiektywnych decyzji. Pracownikom nie wolno mieć żadnych osobistych interesów, które byłyby niezgodne z lojalnością i zobowiązaniami wobec Spółki. Relacje pracowników z partnerami biznesowymi muszą mieć charakter biznesowy. Nie można angażować lub faworyzować znajomych lub członków rodziny, a także dostawców lub klientów, w którym pracownik lub jego rodzina posiada udziały.
Pracownicy zobowiązani są wykonywać swoje obowiązki wyłącznie w celu jak najlepszego służenia interesom Spółki, niezależnie od względów lub kontaktów osobistych. Niedopuszczalne jest prowadzenie interesów i działać, które mogłyby sprawić, że osoby postronne będą miały wątpliwość co do obiektywności pracowników lub ich lojalności wobec DECSOFT.
Pracownicy zobowiązani są do postępowania zgodnie z treścią i duchem niniejszej polityki oraz do zgłaszania swoim bezpośrednim przełożonym wszelkich osobistych kontaktów, które mogą być przyczyną konfliktu interesów.
W sytuacji, kiedy Spółka zidentyfikuje konflikt interesu pracownika jako rzeczywisty, czyli konflikt wystąpił lub występuje, niezwłocznie podejmuje działania mające na celu jego usunięcie skutków takiego naruszenia.
4.1. Kontakty z konkurentami
Pracownicy nie mogą mieć udziałów w spółkach, których produkty są konkurencyjne w stosunku do asortymentu oferowanego przez Spółkę. i. Pracownik zobowiązany jest poinformować odpowiedzialnego dyrektora Firmy, jeżeli pracownik lub członek jego rodziny (mąż/żona, dzieci lub członek najbliższej rodziny) posiada lub nabędzie (w wyniku darowizny, spadku lub w inny sposób) udział w firmach konkurencyjnych.
Pracownikom nie wolno również świadczyć żadnych usług na rzecz firmy konkurencyjnej w stosunku do Spółki. Pracownik zobowiązany jest poinformować odpowiedzialnego dyrektora Spółki, jeżeli jego współmałżonek, dzieci lub członek najbliższej rodziny świadczy usługi na rzecz firmy konkurencyjnej w stosunku do Spółki.
5. Postępowanie z informacjami
5.1. Dokumenty i raporty
Wszelkie przeprowadzane transakcje biznesowe należy dokumentować w sposób zgodny ze stanem faktycznym, uczciwy i terminowy. Zgodnie z ustalonymi procedurami, ogólnie przyjętymi zasadami księgowości, właściwymi systemami księgującymi, środkami kontroli i audytami pracownicy zobowiązani są dbać o rzetelność i dokładność naszych rachunków, dokumentów i raportów. Wymóg dotyczący prawdziwości składanych oświadczeń odnosi się również do kosztów podróży i innych wydatków.
5.2. Zachowanie poufności, ochrona i bezpieczeństwo danych
Wszelkie dokumenty i inne informacje dotyczące wewnętrznych operacji Spółki, których ujawnienie mogłoby być szkodliwe dla Spółki, należy traktować z zachowaniem poufności; nie wolno ich przekazywać ani udostępniać stronom trzecim i należy chronić przed wykorzystaniem przez osoby niepowołane, zwłaszcza przed uzyskaniem dostępu do nich z zewnątrz. Informacje poufne obejmują wszystkie nie podane do wiadomości publicznej informacje strategiczne, finansowe, techniczne lub biznesowe, takie jak procedury i procesy administracyjne, kwestie organizacyjne, know-how, biznesplany i plany biznesowe, koszty, opracowywane produkty, pracownicy, klienci, dostawcy, działania marketingowe, sprzedaż i ceny.
Powyższe postanowienie dotyczy również dokumentów i informacji powierzonych Spółce przez strony trzecie. Informacje poufne można ujawniać tylko wtedy, gdy jest to wymagane prawem lub gdy zostało to zatwierdzone ze względów biznesowych.
W takich przypadkach przed ujawnieniem jakichkolwiek informacji pracownicy zobowiązani są poinformować swojego bezpośredniego przełożonego lub osobę odpowiedzialną za informacje poufne. Osoby z zewnątrz, którym przekazywane są takie informacje, muszą wcześniej podpisać umowę o zachowaniu poufności. Pracownicy korzystający z systemów IT powinni zwracać szczególną uwagę na takie aspekty zachowania poufności jak ochrona i bezpieczeństwo danych. Należy pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody dysponenta tych danych.
6. Praktyki dotyczące uczciwości w zatrudnianiu
Spółka zobowiązuje się stosować praktyki z zakresu uczciwości w zatrudnianiu i przestrzegać obowiązującego prawa pracy i przepisów związanych z zatrudnianiem. Spółka zatrudnia w oparciu o obiektywne kryteria i nie dyskryminuje ze względu na rasę, kolor skóry, wyznanie, płeć (w tym ciążę, domniemaną ciążę, poród, karmienie piersią lub powiązane stany medyczne), tożsamość płciową, religię, stan cywilny, wiek, narodowość lub pochodzenie, orientację seksualną, niepełnosprawność fizyczną lub umysłową ani żadne inne podstawy chronione przez przepisy prawa dotyczące traktowania lub zatrudnienia. W ramach zobowiązań wobec pracowników Firma stanowczo sprzeciwia się wszelkiej dyskryminacji, molestowaniu lub naruszaniu godności pracowników.
7. Ochrona środowiska i przepisy BHP
Spółka zobowiązuje się przestrzegać obowiązującego prawa, norm i wymogów z zakresu ochrony środowiska oraz realizować długoterminowe strategie mające na celu zapobieganie zanieczyszczaniu środowiska i stale doskonalić narzędzia z zakresu jego ochrony. Działalność pracowników powinna umożliwiać wydajną eksploatację zasobów i redukcję wszelkich rodzajów odpadów czy trujących emisji. Przepisy bhp również są integralną częścią naszej działalności. Obowiązkiem każdego pracownika jest postępowanie zgodne z przepisami bhp i ochrony przeciwpożarowej, przestrzeganie wszystkich zasad, przepisów i instrukcji pracy oraz stosowanie odpowiedniego sprzętu ochrony osobistej, zgodnie z obowiązującym prawem.
8. Odpowiedzialność
Pracownicy zobowiązani są znać i przestrzegać stosowne przepisy, w tym przepisy niniejszego Kodeksu. Osoby na stanowiskach kierowniczych zobowiązane są dopilnować, aby wszyscy pracownicy byli informowani o obowiązujących przepisach i ich przestrzegali. We wszystkich sytuacjach, w których przepisy prawa lub Kodeksu wydają się niewystarczające lub niejasne, pracownicy powinni kierować się zdrowym rozsądkiem i umiejętnością oceny sytuacji oraz skonsultować się ze swoimi przełożonymi lub działem pomocy prawnej. Pracownicy zobowiązani są postępować zgodnie z literą i duchem niniejszego Kodeksu postępowania w biznesie. Naruszanie jego postanowień nie będzie tolerowane.
W stosunku do pracowników, którzy nie przestrzegają zapisów Kodeksu postępowania mogą zostać zastosowane sankcje dyscyplinarne z rozwiązaniem umowy o pracę włącznie.
